Apuntes contables – Viáticos

Apuntes contables – Viáticos

De la autoría del Mtro. y C.P.C Martin Rojas Tamayo del Grupo Desarrollo Profesional de Contadores, nos expone este interesante tema.

He podido observar que la gran mayoría de colegas utilizan la contabilidad como control administrativo o fiscal.

De acuerdo con la definición de Contabilidad que se incluye en las Normas de Información Financiera, las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afecten económicamente a la entidad deben generar un registro contable.

La contabilidad debe generar información financiera veraz, oportuna, confiable de lo que está pasando en el negocio, con el propósito de tomar decisiones y determinar sus efectos fiscales para el cumplimiento de las obligaciones en esa materia de las entidades.

En el tema de viáticos observo una mezcla de lo contable, administrativo y fiscal.

Cuando una entidad entrega dinero a sus empleados para que éstos hagan viajes y auxilien a la Administración con actividades fuera de su lugar de residencia, el propósito es que gasten ese dinero en los principales rubros: Gasolina, autobuses, casetas, alimentos, hospedaje y algunos gastos misceláneos. Cuando el empleado regrese a su lugar de origen, deberá comprobar esos gastos realizados y en su caso la devolución de los viáticos no utilizados

Esta comprobación tuvo su origen en el control interno, para cuidar que los gastos se destinaran para lo que originalmente fueron determinados, sin embargo, con el paso del tiempo, las exigencias fiscales y la falta de cultura de cumplimiento, hicieron que este control se ubicara más a la obtención del comprobante fiscal para proceder a su deducción, pasando a segundo plano, en la mejor de las veces, su control para evitar fraudes.

Estas actividades tienen que ver con la operación del negocio y su control debe ser administrativo, lamentablemente, como una costumbre arraigada con origen desconocido, la práctica contable establece que este control administrativo y ahora fiscal debe hacerlo en la contabilidad, llevando una cuenta denominada deudores diversos, funcionarios y empleados, gastos a comprobar o cualquier análoga que se utilice. Estas cuentas forman parte del rubro de cuentas por cobrar del balance general.

Las cuentas por cobrar son derechos de la entidad de recibir dinero a futuro. En el tema de los viáticos, su origen o sustancia económica es que el empleado o trabajador use ese dinero, y si ese dinero que se entrega está determinado sobre bases reales, no debería generar una cuenta por cobrar a futuro, no al menos al momento de entregarle el dinero.

Considerando lo anterior, la práctica determina casi como dogma de fe, que esa cuenta por cobrar (que en su naturaleza no lo es) debe mantenerse en contabilidad hasta recibir la comprobación del gasto. Esto se vuelve un dolor de cabeza porque la experiencia nos indica que la gente que debe comprobar los gastos o lo hace muy tarde, o no lo hace, problema generado por falta de educación más que por una falla en el control interno de las entidades, y es por esto que en la balanza de comprobación aparecen sub cuentas con la lista negra de empleados incumplidos o en proceso, formando parte de las cuentas por cobrar. El obtener el comprobante es con el propósito de hacer deducible el gasto, sin embargo, con la entrega tardía por parte de los empleados, orilla al contador a mantenerlo en un activo hasta que el empleado cumpla con su responsabilidad.

Considerando que la contabilidad debe reflejar en el activo todo aquello que a futuro generará ingreso ¿por qué un gasto ya realizado cuyo comprobante está perdido en el espacio (aunque lo puedo bajar de la página del SAT), debe mantenerse como activo? Esto genera una distorsión de la información del mes en que se devengó el gasto, ya que el postulado básico de asociación de costos y gastos con ingresos establece que se deben presentar en resultados los ingresos devengados en el periodo contable conjuntamente con los costos (conceptos que se distinguen directamente con la generación del ingreso), así como los gastos devengados que ayudaron a la generación de ese ingreso.

De tal suerte que, si decimos llevar la contabilidad con base en las NIF, en el momento en que entregamos el dinero para viáticos a los empleados, debe registrarse como un pago anticipado, en el entendido de que este pago que se hace de manera anticipada servirá para generar un beneficio a futuro, que sería la realización de la actividad requerida por la Administración, y que cumple con la definición de pagos anticipados que establece la NIF C-5 Pagos anticipados.

En el momento en que el empleado hace uso del dinero para lo que fue establecido, en ese momento se devenga el gasto, debiendo registrar ese pago anticipado en las cuentas de costos/gastos correspondientes, disminuyendo los pagos anticipados.

El control de comprobación de gastos deberá ser a nivel administrativo, así como su control fiscal, dejando de distorsionar la información que en la contabilidad se maneja.

Habrá entidades en donde este rubro pudiera ser inmaterial, en donde a pesar de estar en un error, éste no distorsionaría la información financiera, por lo que podría vivir con ese pecado, sin embargo, hay entidades que por la naturaleza del negocio este rubro es importante, como lo es en el sector de la construcción o con una fuerza de venta que requiere de movilidad, por lo cual se recomienda un mayor análisis de sus procesos operativos, contable y fiscales, con el propósito de cumplir con todos estos ámbitos, sin permitir que la información financiera se desvirtúe en su esencia, que es la de proporcionar información veraz, confiable, oportuna, objetiva y verificable.

Gracias por regalarme unos minutos de lectura, recuerda que la mejor inversión es en tu aprendizaje. Nos leemos en la próxima

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